Perché la compliance è un fattore di sicurezza per le imprese

intervista all'avv. Riccardo Rossotto, partner Studio RPLT

Compliance come fattore di sicurezza per le organizzazioni. E' possibile stimare quali sono i rischi e i costi del mancato rispetto delle norme per un'organizzazione?

Sì, è possibile ma per inquadrare questo tema mi permetto di fare un passo indietro: in Italia il tema della compliance è un tema vissuto come un nuovo costo che si aggiunge ai tanti, troppi “lacci e lacciuoli” che già opprimono i conti economici delle nostre PMI.
Soprattutto in momenti di crisi, sia economica sia geopolitica, gli imprenditori sono portati a concentrarsi sul business cercando di salvaguardare fatturati e reddittività dell’azienda. In questo modo tutti quei costi che sono in apparenza non direttamente collegati al business, vengono derubricati o non inseriti nei piani di investimento. Questo va ovviamente a detrimento di una corretta ottemperanza dell’imprenditore e dell’impresa ai vincoli normativi.
Ormai la normativa italiana e la giurisprudenza che si sta consolidando nel tempo, sono concentrate nel responsabilizzare l’imprenditore e l’impresa, a strutturare la propria azienda con degli assetti organizzativi adeguati alle dimensioni e alla complessità del ciclo produttivo. Assistiamo con frequenza a decisioni della magistratura italiana che sanzionano condotte imprenditoriali non adeguate a quella che viene ormai definita “la responsabilità organizzativa”.
L’imprenditore deve vigilare sull’adeguatezza dei propri assetti organizzativi controllando la correttezza dei processi produttivi, mettendo in atto tutte quelle azioni necessarie per cercare di evitare il verificarsi di sinistri e cioè di illeciti sanzionati dall’ordinamento.
Per rispondere quindi alla domanda se sia stimabile e quantificabile il rischio di una non ottemperanza ai vincoli della compliance, tenendo conto di questo contesto culturale e industriale del nostro paese, siamo orientati a rispondere positivamente, facendo però presente all’imprenditore che quel tipo di investimenti necessari per rispettare la normativa non deve essere considerato un semplice costo; sono, in realtà, un investimento mirato a tutelare il patrimonio aziendale e quindi a valorizzarlo anche nel caso di operazioni straordinarie.
Oggi una impresa vale di più se ha un sistema di compliance corretto ed efficiente: questa è la miglior dimostrazione che tutti i costi necessari per adeguare la propria organizzazione alla normativa, sono in realtà degli investimenti che da un lato salvaguardano l’azienda e la proprietà e dall’altro contribuiscono a dare una maggior valorizzazione all’azienda medesima. Quindi la stima preventiva degli investimenti necessari per essere compliant è un passaggio fondamentale, e possibile, nella creazione di valore di un’impresa.

Come valuta i livelli di awareness e di accountability in materia da parte dei vertici aziendali delle imprese italiane?

Mi ricollego a cosa ho appena accennato nella prima risposta. Salvo le grandi aziende che ovviamente hanno una cultura aziendale e un management capace, idoneo ed esperto in questa materia, il grande mondo delle PMI, che costituiscono la spina dorsale del nostro modello industriale, sconta ancora un deficit culturale nell’approcciare il tema della compliance.
Ci sono segnali di miglioramento che ogni tanto derivano, però, da situazioni in cui l’imprenditore si è trovato con un avviso di garanzia notificatogli per un reato rilevante ai fini della 231 e da quel momento ha capito l’importanza di attrezzarsi con una compliance adeguata al suo modello di business.
Bisognerebbe fare prevenzione e invece ho la sensazione che siamo ancora in una fase in cui regna la battuta “a me non succede” o, peggio, “sono tutti costi quelli della compliance non recuperabili: burocrazia pura!”.

Quali misure si potrebbero adottare per divulgare una più attenta cultura della compliance?

Non stancarsi mai di suggerire agli imprenditori di adeguarsi al perimetro degli obblighi che ormai la normativa e la giurisprudenza impongono a chi scegli di fare quel mestiere. Oggi, se scegli di fare l’imprenditore, devi avere come priorità, dopo ovviamente la profittevolezza del business (combinazione, non dimentichiamocelo mai, di capitale economico e di capitale umano, soprattutto), quella di adeguare la tua azienda alle norme vigenti, soprattutto in materia di controlli e di vigilanza sulla correttezza delle condotte di tutte le risorse umane impiegate nel processo produttivo.
Un ruolo fondamentale lo hanno sicuramente le associazioni di categoria ma gli stessi professionisti hanno la responsabilità di trasferire questa cultura ai loro clienti.
Ho constatato, per esempio, che è molto importante organizzare degli eventi in cui gli imprenditori possano percepire il pensiero dei magistrati in materia, l’approccio organizzativo degli aziendalisti, i vincoli di legge e gli indirizzi giurisprudenziali degli avvocati. Insomma, la cultura della compliance si sviluppa attraverso una formazione multidisciplinare e oggi, durante la rivoluzione digitale che stiamo vivendo, deve essere anche arricchita di quella parte di tecnologie che servono a semplificare e rendere più efficienti i controlli aziendali e quindi in generale i contenuti della compliance.

Ci sono strumenti (ovvero quali caratteristiche devono avere) che permettano ai committenti di monitorare il livello di compliance dei propri fornitori in modo legittimamente utilizzabile per tutelare sé stessi?

L’innovazione tecnologica sta fornendo agli operatori tutta una serie di nuovi prodotti, maggiormente nel campo informatico, che agevolano l’imprenditore ad assolvere ai doveri di compliance in modo più efficiente e meno costoso.
Esistono strumenti “ad hoc”, per esempio nella prevenzione del rischio di illeciti nelle filiere, che permettono al capo filiera di obbligare i membri ad adottare delle misure di informazione e di controllo che favoriscono una meno complessa vigilanza da parte del capo filiera. L’esperienza per esempio del “cruscotto di legalità” (un software che serve per l’appunto a controllare in modo più efficiente la regolarità e conformità alla legge delle condotte di aziende facenti parte di filiere) sta dando risultati molto positivi anche in termini di creazione di una specifica cultura imprenditoriale in questa materia.
Spesso gli imprenditori, attraverso questi necessari monitoraggi e controlli sulle proprie condotte ma anche su quelle dei propri subfornitori e subappaltatori, si rendono conto di conoscere meglio la propria azienda, di presidiare meglio i vari processi decisionali, di interagire in modo più trasparente e costruttivo con i propri fornitori.
L’innovazione tecnologica, oggi, toglie da un lato molti alibi di chi non voleva ottemperare alla compliance ma, dall’altro lato, aumenta le responsabilità degli imprenditori non solo di adottare i nuovi tools creati dalla rivoluzione digitale ma di utilizzarli in maniera tale da poter dimostrare in caso di ispezione di terzi (audit del capo filiera o ispezioni delle autorità preposte), di aver fatto tutto quanto possibile per aumentare i controlli ed evitare la commissione di reati.