Quali rischi per i viaggiatori aziendali se la travel security la compra il procurement aziendale?

Daniela Valenti, Global Project Manager di Pyramid Temi Group, entra nel merito di un problema che interessa tutta la security: la scelta del security provider fatta dal procurement aziendale senza un'adeguata due diligence. In altre parole, la selezione dei fornitori di servizi critici per la tutela del patrimonio e delle risorse umane aziendali sulla base del solo criterio del massimo ribasso dall'ufficio acquisti senza controllare i requisiti di capacità e qualità.

Recentemente ICoCA (International Code of Conduct Association), l’associazione mondiale delle organizzazioni fornitrici di servizi di protezione per le persone, riconosciuta dall’ONU, ha sollevato la questione che molte aziende scelgono i fornitori di Travel Security attraverso il procurement, senza fare opportuna attività di due diligence. Ci può dare un commento?
E’ molto frequente, nel mondo delle grandi aziende, che la gestione degli acquisti avvenga attraverso il procurement.
Questo riguarda non solo merci e servizi legati al core business dell’azienda, ma anche servizi specializzati di varia natura. Travel security è uno di questi.
La delicatezza di questo settore richiede che, per valutare un provider di servizi di sicurezza, specialmente se si tratta di attività svolte all’estero, si disponga di una preparazione specifica in materia.
Si può presumere che il procurement abbia una preparazione adeguata per quanto riguarda gli acquisti relativi al core business aziendale, ma è poco probabile che abbia conoscenze approfondite in tutti gli altri campi.
Per questo motivo, ci dovrebbe essere un doppio controllo qualificato da parte del management ma sappiamo, invece, che la scelta finale di un fornitore di travel security viene presa solitamente dal procurement, cosa che spesso equivale a un salto nel buio.
Per non parlare delle gare di appalto, sviluppate talvolta senza una chiara visione dei reali bisogni dell’organizzazione. Nelle specifiche viene richiesto di tutto magari senza alcuna logica per finire, a volte con l’assegnazione finale attraverso asta elettronica al ribasso. Un’autentica follia!

Quali possono essere i rischi di queste scelte e le conseguenze per le aziende?
Così facendo, le aziende corrono il rischio di illudersi di aver provveduto alla sicurezza, quando invece non è vero. Innanzitutto, per i viaggiatori significa non ricevere adeguata protezione, con un aumento di rischio per la loro incolumità fisica; per il management dell’azienda, significa correre il rischio di essere accusato di negligenza con conseguenze, anche pesanti, in ambito civile e penale. Possiamo riassumere il tutto in una parola: "accountability", che vuol dire responsabilità.
Per legge, il datore di lavoro, ossia il top management che rappresenta legalmente l’azienda, è responsabile in sede civile e penale delle conseguenze dell’eventuale inadeguatezza delle misure di protezione delle persone che rientrano nel Duty of Care. Davanti alla legge, queste responsabilità non sono delegabili come un semplice compito da svolgere o una merce da acquistare.
In altre parole, se la responsabilità operativa di selezionare i fornitori è in capo al Procurement, la responsabilità legale rimane sempre in capo al top management.

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